La negociación es un procedimiento que se lleva a cabo cuando las personas necesitan resolver sus diferencias o llegar a un acuerdo. Es un proceso mediante el cual se llega a un compromiso o acuerdo evitando discusiones y disputas innecesarias.
Sostener cualquier tipo de discusión es difícil, pero las habilidades generales de negociación se pueden aprender y utilizar en diferentes ámbitos. Estas capacidades son indispensables para resolver cualquier diferencia. En este artículo te daremos todos los consejos que necesitas a la hora de iniciar una negociación.
¿Qué características tiene una negociación?
Normalmente, se utilizan formas específicas de negociación en muchas situaciones diferentes: finanzas, asuntos internacionales, el sistema legal, el gobierno, disputas industriales, e incluso relaciones domésticas. Sin embargo, no en todos los intercambios de ideas hay que negociar. Para que se produzca una negociación se tienen que dar las siguientes particularidades:
- En cualquier negociación hay un mínimo de dos partes interesadas.
- Ambas partes tienen objetivos prefijados que desean alcanzar.
- Hay un choque de metas predeterminadas, es decir, algunas de los objetivos buscados no son compartidos por las dos partes.
- En una negociación existe una expectativa de resultado positivo de ambas partes por igual.
- Ambas partes creen que el resultado de la negociación será satisfactorio.
- Ambas partes están dispuestas a comprometerse, es decir, modificar su posición para llegar a un acuerdo.
- La incompatibilidad de objetivos puede dificultar la modificación de posiciones.
- Las partes entienden el propósito de la negociación.
¿Cuáles son las etapas comunes a todo proceso negociación?
Para lograr un resultado favorable, puede ser útil seguir un enfoque estructurado de negociación. Por ejemplo, en una situación de trabajo deberías organizar una reunión en la que todas las partes involucradas puedan discutir sus ideas. Luego, siguen otras etapas para las que es bueno estar preparado:
- Preparación
Esta etapa implica asegurarse de que se conozcan todas las posiciones frente a la situación para dejar en claro cuál es tu opinión y objetivos. Esto incluye conocer a fondo las características y expectativas de las partes involucradas. Prepararse antes de discutir el desacuerdo ayudará a evitar más conflictos y pérdidas de tiempo innecesarias durante la reunión. Para esto es necesario recopilar información. Se necesita aprender tanto como se pueda sobre el problema y determinar qué información se necesita del otro lado.
Antes de que se lleve a cabo cualquier negociación, se debe tomar una decisión sobre cuándo y dónde se llevará a cabo una reunión para discutir el problema y quién asistirá. Establecer una escala de tiempo limitada también puede ser útil para evitar que se extienda el desacuerdo por demasiado tiempo.
- Discusión
Durante esta fase, los individuos o miembros de cada lado exponen el caso tal como lo ven, es decir, su comprensión de la situación.
Las habilidades clave durante esta etapa incluyen preguntar, escuchar y aclarar. A su vez, a veces es útil tomar notas durante la etapa de discusión para registrar todos los puntos presentados en caso de que sea necesario aclarar más. Es extremadamente importante escuchar, ya que cuando hay desacuerdo es fácil cometer el error de decir demasiado y escuchar muy poco. Cada bando debe tener la misma oportunidad de presentar su caso.
- Aclaración de objetivos
A partir de la discusión, es necesario aclarar los objetivos, intereses y puntos de vista de ambos lados del desacuerdo.
Resulta muy útil enumerar estos factores en orden de prioridad. A través de esta aclaración, a menudo es posible identificar o establecer algún terreno común. Este esclarecimiento de las posiciones es una parte esencial del proceso de negociación, sin ella es probable que ocurran malentendidos que pueden causar problemas y barreras para alcanzar un resultado beneficioso.
- Negociar hacia un resultado donde todos ganen
En esta etapa debes enfocarte en lo que se denomina un resultado donde ambas partes ganen algo a través del proceso de negociación y a la vez sientan que su punto de vista ha sido tenido en cuenta.
Una conclusión donde todos ganen suele ser el mejor resultado. Aunque esto no siempre sea posible, a través de la negociación, debe ser el objetivo final.
Las sugerencias de estrategias y compromisos alternativos deben ser considerados en este punto. La búsqueda de soluciones de común acuerdo suelen ser opciones positivas que a menudo pueden lograr un mayor beneficio para todos los interesados, incluso en comparación con mantener las posiciones originales.
- Convenio
Sólo se puede lograr un acuerdo una vez que se han considerado los puntos de vista e intereses de ambas partes.
Es esencial que todos los involucrados mantengan la mente abierta para lograr una solución aceptable. Cualquier acuerdo debe quedar perfectamente claro para que ambas partes sepan lo que se ha decidido.
- Implementación de un plan de acción
A partir del acuerdo, se debe implementar un plan de acción para llevar a cabo la decisión bajo los términos de la negociación.
Esta etapa también implica la firma de un documento en el que ambas partes formalizan el acuerdo en un contrato escrito o carta de intención. Revisar la negociación es tan importante como el propio proceso de negociación. Enseña lecciones sobre cómo lograr un mejor resultado. Por eso es recomendable tomarse todo el tiempo necesario para revisar cada elemento y analizar qué salió bien y qué puede mejorarse.
Es preciso aclarar que hay momentos en los que es necesario negociar de manera más informal. En esos casos, cuando surja una diferencia de opinión, puede que no sea posible o apropiado pasar por las etapas establecidas anteriormente de manera formal. Sin embargo, recordar los puntos clave en las etapas de la negociación formal puede ser muy útil en una variedad de situaciones informales.
¿Cuáles son los distintos tipos de negociación?
En los negocios, existen diferentes tipos de negociación, y cada uno necesita un enfoque distinto para que sea exitoso.
Cuando se preparan para negociar, los profesionales de negocios a menudo se preguntan qué tipos de negociación existen. Algunas de las más comunes son la negociación distributiva, la negociación integradora, la negociación en equipo y la negociación multiparte.
- En la negociación distributiva, las partes compiten por una distribución equitativa del resultado final buscado. En este caso, indefectiblemente, cualquier ganancia de una de las partes representa una pérdida para la otra. A este tipo de acuerdo a menudo también se le llama negociación de suma cero o una negociación de ganar-perder.
- La negociación integradora nos brinda una de las mayores posibilidades de ganar-ganar. En este tipo de situaciones de negociación, hay más de un tema a acordar, y las partes tienen el potencial de hacer concesiones entre los temas y crear valor. En muchos casos, las negociaciones distributivas pueden volverse integradoras si nos tomamos el tiempo para buscar temas adicionales para incluir.
- Las negociaciones en equipo se producen cuando las partes negociadoras están formadas por más de una persona. Estos pueden incluir, por ejemplo, acuerdos de contratos sindicales o negociaciones comerciales importantes.
- Por último, las negociaciones multipartitas incluyen, como su nombre lo indica, múltiples partes. Este tipo de situaciones de negociación pueden incluir proyectos municipales o negociaciones internacionales. Las negociaciones multipartitas requieren habilidades de negociación más complejas, pero también ofrecen más oportunidades de encontrar compensaciones y crear valor.
¿Por qué algunas negociaciones fracasan?
Cuando pensamos en negociaciones comerciales fallidas, la mayoría de nosotros imagina a alguna de las partes alejándose de la mesa decepcionados. Pero ese es solo un tipo de negociación frustrada. Las negociaciones comerciales que no llegan a buen puerto también incluyen aquellas de las que las partes se arrepienten con el tiempo y aquellas que se desmoronan durante la implementación.
Si el proceso de negociación se rompe y no se puede llegar a un acuerdo, entonces se requiere reprogramar una nueva reunión. Esto evita que todas las partes se vean envueltas en discusiones acaloradas o rencores, lo que no solo hace perder el tiempo sino que también puede dañar las relaciones futuras.
En la siguiente reunión se deben repetir las etapas de negociación. Cualquier nueva idea o interés debe tenerse en cuenta y la situación debe examinarse de nuevo. En esta etapa, también puede ser útil buscar otras soluciones alternativas y/o traer a otra persona para que medie.
¿Cómo lograr una negociación favorable?
En cualquier negociación, los siguientes tres elementos son importantes y probablemente afectarán el resultado final de la negociación:
- Actitud. Toda negociación está fuertemente influenciada por el tono y la predisposición de las personas involucradas. Mantén una actitud tranquila, amable y conciliadora y obtendrás buenos resultados.
- Conocimiento. Cuanto más preparado estés sobre los temas en cuestión, mejor será tu participación en el proceso de negociación. En otras palabras, una buena preparación es esencial.
- Habilidades interpersonales. Estas aptitudes incluyen: comunicación verbal efectiva, construcción de relaciones, resolución de problemas. toma de decisiones, asertividad, y capacidad de lidiar con situaciones difíciles.
Con estos consejos ya estás listo para comenzar tu próxima negociación. Si tienes inquietudes acerca de este u otros temas relacionados con los negocios, en BMF Business School ofrecemos toda clase de herramientas para ingenieros con un perfil de gestión y finanzas. ¡No dudes en contactarnos!
