Cuando llevas una empresa, tanto con un equipo como de forma autónoma, llevar un control de los costos fijos y variables, es decir, de cualquier movimiento de dinero, es indispensable para que el proyecto sobreviva. Y no solamente eso, sino para llevar un control de todo lo que se gasta y se genera con el objetivo de saber si ‘la jugada’ está siendo rentable o no.
Para que ocurran ganancias ambos elementos (costes fijos y variables) deben estar equilibrados y tener sentidos dentro de todos los movimiento que realizamos como empresa. De ahí que sea tan importante tenerlos bien vigilados y analizarlos pero, ¿qué gastos son de cada tipo? Hoy explicaremos los 2 tipos y daremos ejemplos para que se puedan entender.
Costos fijos
Para aprender a colocar los costos fijos y variables en su lugar correspondiente y saber diferenciarlos, primero tenemos que explicarlos por separado. Comenzaremos con los costos o gastos fijos, aquellos que jamás varían y que son necesarios para que la empresa funcione correctamente a un nivel básico. Como su propio nombre indica, son fijos, no se puede prescindir de ellos, por lo que siempre se tendrán que pagar, independientemente del nivel de producción de tu negocio.
Este tipo de gastos son los que se tienen que asumir por el simple hecho de tener una empresa, negocio o proyecto. Cualquier cosa que se empieza necesita de una inversión y un coste de mantenimiento para que pueda seguir funcionando, tanto si
estás produciendo como si no. Por eso también se les llama costes indirectos, ya que no poseen una relación directa con la producción de la empresa.
El control de los gastos fijos te ayudará a calcular las necesidades de financiación de la empresa, ya sea para comenzar un negocio o mientras ya funcione. En una gráfica se representa con una línea horizontal, ya que absolutamente nada de lo que ocurre en la empresa o en su desarrollo afecta a su existencia; siempre que tengas un negocio, los gastos fijos te acompañarán.
Calcularlos significa aglutinar y sumar todos los gastos que se tendrán que afrontar de forma inamovible durante un periodo de tiempo específico, como por ejemplo durante un mes. Lo mejor y lo que recomendamos siempre en nuestros cursos de BMF School es apuntarlos todos en un Excel para que se vayan sumando automáticamente. De esta forma es muy más fácil y limpio saber todos los gastos, incluido el total de los mismos, por la cantidad se produzca. De esta forma obtendremos el costo fijo unitario.
Pongamos un ejemplo para entender mejor cómo funcionan los gastos fijos: tenemos una panadería en la que vendemos nuestros productos vía online. Nuestros costes fijos serían, en este caso, servicio de WiFi, el teléfono y los diversos impuestos. Como ves, se trata de todos los gastos independientes de la cantidad de panes que creemos.
Eso sí, todos estos también se clasifican, a su vez, en 2 categorías, dependiendo de la capacidad de modificación que tengan:
– Comprometidos: Son aquellos que no se pueden cambiar de ninguna forma, ya que afectaría al funcionamiento total de la empresa. Ejemplo de ello son los impuestos, los cuales necesitan pagarse siempre y una cantidad concreta.
– Discrecionales. Este tipo de coste fijo sí puede variar dependiendo de lo que la empresa necesite sin que produzca un impacto en la operatividad de la empresa, como por ejemplo el presupuesto para publicidad (si este se reduce, no afecta a la producción).
Ahora que ya sabemos qué son los costes fijos, veamos algunos de ellos para hacernos una idea de qué tipos entran en esta categoría:
– Impuestos inmobiliarios.
– Servicios públicos (agua, gas, luz).
– Seguros.
– Materiales de oficina.
– Servicio de internet.
– Mano de obra indirecta.
– Personal de seguridad y vigilancia.
– Gastos de administración.
– Transporte.
– Tributos (licencias, tasas municipales).
Costos variables
Ahora que ya hemos explicado el primer tipo, es más fácil entender en qué consiste el segundo, los costes variables: son todos aquellos que varían dependiendo de las ventas o del nivel de actividad de la empresa. Si esta aumenta, los gastos variables también lo harán. Si una empresa de logística, por ejemplo, aumenta su flota de vehículos de transporte, necesitará, además de la inversión para comprarlos, más combustible para que todos ellos puedan realizar su misión.
El coste variable es el que más se tiene que controlar en una empresa, ya que de él dependerá que esta sea más o menos competitiva en su sector. Con el paso del tiempo se pueden controlar, para estabilizarlos y que no haya sorpresas cuando se hagan cuentas.
El gráfico de estos gastos, a diferencia de los fijos es una línea ascendente. El propósito de una empresa siempre será crecer, por lo que con ella también lo harán los gastos variables. Estos se calculan sumando todos los gastos que hayamos tenido en un período de tiempo que estén relacionados con el nivel de producción. Así se podrá obtener el resultado del costo variable por unidad.
Como con los gastos fijos, los variables también tienen una clasificación interna, dependiendo del aumento o disminución de la producción:
– Progresivos. Se trata de todos aquellos gastos que aumenten si la producción también sube.
– Materia prima directa.
– Suministros directos.
– Materiales generales.
– Comisiones sobre ventas.
– Envases y embalajes.
– Impuestos específicos.
– Combustible.
– Recursos energéticos.
– Gastos de distribución.
– Proveedores externos.
Diferencias entre costos fijos y variables
– Los fijos son los obligatorios, aquellos gastos que, sin importar los niveles de producción, la empresa tendrá que asumir siempre. Los variables, en cambio, dependen directamente de los niveles de productividad de la compañía.
– Los fijos tienen una periodicidad determinada (mensual, trimestral o anual), mientras que los variables se tienen que abonar de acuerdo a los ciclos de trabajo, como distribución, embalaje o materia prima.
capital de trabajo. Por ello están siempre presentes en los planes operativos de todas las empresas independientemente de su área de competencia. A pesar de sus diferencias, deben convivir y estar conciliados en el mismo presupuesto de operación.
Cuando tomas la decisión de expandir el negocio, cada nuevo proyecto que se comience, departamento que se inaugure o línea de productos que se cree tendrá unos gastos bastante elevados adicionales, que acabarán convirtiéndose en algo habitual dentro de la empresa si se asienta la idea.
¿De qué sirve saber diferenciar entre costos fijos y variables?
atractivo para tu cliente ideal es de las acciones más importantes que se pueden llevar a cabo. Si se hace de forma correcta, se atraerá a más clientes, que podrán llegar incluso a fidelizarse.
beneficios. También sabrás hasta qué punto podrás realizar rebajas atractivas sin correr el riesgo de perder todo el margen de utilidad.
