En una empresa siempre se necesitan herramientas que ayuden a visualizar fácilmente la situación del negocio para poder tomar decisiones en la mayor brevedad posible. Los cargos directivos necesitan conocer lo antes posible datos sobre las actividades y tendencias del mercado.
Para ello utilizan nuevas herramientas tecnológicas que ayudan a realizar todos estos procesos y a transmitir la información rápidamente y a un grupo seleccionado de personas. Una de esas aplicaciones es el dashboard o cuadro de mando, el cual nos ocupará el post de hoy. Explicaremos en qué consiste y los distintos tipos que existen.
¿Qué es un cuadro de mando?
Un cuadro de mando es una herramienta visual que utilizan las empresas para observar en una sola pantalla y de un ‘vistazo’ métricas e indicadores sobre su negocio. Un dashboard es capaz de mostrar una visión global y muy visual de la situación de un área de la actividad empresarial. El objetivo es ayudar a los cargos directivos a tomar decisiones fácil y rápidamente, ya que utiliza gráficas y otros elementos visuales.
Un cuadro de mando es similar a un archivo Excel, ya que es capaz de recoger y almacenar muchos datos para después representarlo en una única página. Su estructura y los elementos que aparecen varían dependiendo de las necesidades que tenga la empresa para su dashboard (puede haber tablas, KPIs, indicadores de rendimiento, texto, visuals, etc.). una de las características más llamativas de esta herramienta es que, gracias a su análisis y presentación de datos ayuda a que cualquier área del negocio pueda ser comprendida por los cargos con poder de la empresa. Así, son capaces de monitorizar la actividad y realizar seguimientos de la evolución del negocio.
Esta herramienta se puede utilizar para el análisis y estudio de cualquier unidad del negocio. Por esta razón suele haber, dentro de la propia empresa, varios cuadros de mando individuales para cada departamento.
Ventajas que ofrece un cuadro de mando
Un dashboard se puede concebir como un resumen de distintas fuentes en una sola página para su consulta y la toma de decisiones. Además de la facilidad de acceso a la información, estas son algunas de las ventajas que puede suponer tener un cuadro de mando en tu empresa:
- Medición de KPI y métricas al mismo tiempo. Cuando trabajamos con campañas complejas es normal tener varias soluciones de analítica para cada plataforma por separado y haya que consultarlas de esta forma. Con un dashboard se pueden mostrar todos los datos da varias fuentes a la vez y en un mismo sitio. Así es mucho más fácil comparar información, ver la evolución y tomar decisiones.
- Comprensible. Un cuadro de mando está pensado para que cualquier persona de la empresa pueda entender los valores y métricas que está mostrando. A diferencia de otras herramientas, no es necesario ser un experto para comprenderlo.
- Datos accesibles. Si nuestro cuadro de mando está en la nube, se pueden crear usuarios para que cualquier miembro del equipo pueda acceder a él y compartirlo. Una opción muy práctica es proyectarlo de forma permanente en una pantalla de la oficina para que todo el equipo vea lo que ocurre en tiempo real.
- Informes eficientes. Tener todos los datos resumidos en un único panel ahorra mucho tiempo de consulta y recopilación de datos de varias fuentes. Además, un cuadro de mando es capaz de crear sus propios gráficos; solamente tendrás que configurar las métricas y cómo quieres que la herramienta las presente. Después de eso, la información se presentará automáticamente.
¿Qué datos incluir en un cuadro de mando?
Cada dashboard y cada empresa es un mundo, por lo que los datos que añadas a tu cuadro serán completamente personalizados y adecuados al departamento que se sirva de él. Veamos con un ejemplo cuáles serían los datos que se tendrían que incluir en un dashboard de ventas:
- Crecimiento de ventas mensual. Los puntos de control suelen establecerse a inicio y fin de cada mes. Cuando configures el cuadro de mando, hazlo con los resultados de los últimos 30 días, el último mes natural o el mes actual con el mismo mes del año pasado.
- Margen medio de ventas. Debes conocer la cantidad de ventas total y el margen que se obtiene con cada venta. Puedes recopilar información sobre productos con mayor y menor margen durante un periodo.
- Número de leads cualificados para ventas. El proceso de ventas comienza cuando marketing envía datos de contacto de una oportunidad. Si se hace un seguimiento de los leads podremos coordinar mejor ambos departamentos.
- Ratio de conversión de lead a venta. Hace referencia a los contactos que han acabado convirtiéndose en cliente. Este KPI es fundamental para saber si se necesitan aumentar los leads o si es mejor centrarse en estrategia de mejora de conversión.
- Valor medio de compra. Obtener leads que luego se conviertan en clientes puede ser caro, por lo que es muy conveniente realizar un seguimiento de este dato. Así podemos observar si la inversión es o no rentable.
- Contactos mensuales de cada representante de ventas. Esta métrica nos puede ayudar a supervisar al equipo y llevar un control de su productividad.
- Ventas por método de contacto. Con ella podemos saber qué medios son los más efectivos para conseguir conversiones (mails, llamadas, visitas…) y centrar toda nuestra atención en el/los que resulte/n más rentable/s.
- Productos más vendidos. Es muy interesante tener en nuestro dashboard una comparación entre el volumen de ventas de un producto y su margen comercial.
Tipos de cuadros de mando
Como hemos comentado, existen muchos tipos de dashboards, cada uno de ellos adecuado a un sector y con las características que necesita para ser útil. Para crear cuadros de mandos se puede utilizar Power BI, ya incorpora muchas opciones de creación y diseño de cuadros de mando,. Permite a las compañías adaptar los dashboards a sus necesidades empresariales. Para que puedas ver algunos ejemplo, hemos recopilado algunos de los mejores Power BI dashboards:
Dashboard financiero. Son el cuadro de mando básico en cualquier organización. Poseen indicadores financieros, los cuales tienen un objetivo muy concreto: asegurar que la economía empresarial sigue su curso previsto.
Las métricas de un cuadro de mando financiero cambian dependiendo de la lógica de negocio que tenga la empresa. Sin embargo, cualquier dashboard financiero tendrá unas métricas básicas (ingresos previstos y actuales, beneficios netos, costos previstos y actuales, cuentas por pagar, inventarios, etc.).
Cuadro de mando de ventas. Este tipo de cuadro de mando se utilizan para realizar seguimiento de ventas y la evolución de las mismas en períodos anteriores. Son de gran ayuda a los cargos directivos, ya que de un simple vistazo pueden ver la evolución de la productividad del equipo de ventas.
Los cuadros también incluyen información sobre el rendimiento de los grupos de productos y de los canales de venta. Por ello, este dashboard incluye KPIs relacionados con los objetivos más importantes en materia de ventas de la compañía.
Indicators & Dimensions Definition Dashboard. Si los indicadores de rendimiento no están bien definidos en la empresa, las estrategias empresariales se verán afectadas. Es imprescindible trabajar con la información adecuada y medir los resultados en todo momento.
De ahí que los cuadros de mando de gestión y publicación de datos que definan los indicadores, dimensiones y las relaciones entre estos sean tan importantes. Ayuda a que el departamento de IT y el resto de áreas de la empresa estén en constante comunicación y la información fluya y, al mismo tiempo, crea una mayor autonomía en cualquier trabajador porque dispone de un cuadro de mando en el que consultar en cualquier momento la información que necesita.
Cost Optimization Dashboard. Este tipo de cuadro de mando desarrolla proyectos de reducción de costes y optimizan la cadena de suministro de las organizaciones. Lo consigue gracias a la verificación de la evolución de los costos, comparándolos con los datos históricos y analizando el retorno de la inversión de los proyectos.
Un cuadro de reducción de costes ayuda a los altos cargos a considerar todas las variables que afectan al rendimiento financiero y llegar a conclusiones para impulsar reformas.
Customer Segmentation Dashboard. Los cuadros de mando de segmentación ayudan a las empresas a crear una estructura de su propio mercado para clasificar a los clientes de acuerdo a criterios establecidos. Así es mucho más fácil y rápido ofrecerles soluciones y productos completamente personalizados.
Este tipo de cuadros se han vuelto muy populares estos últimos años, ya que son muy útiles a los encargados de las empresas. Pueden ayudar a tomar decisiones, mostrar en qué clientes es mejor focalizar los esfuerzos y definir las acciones hacia el mercado.
También pueden ser una herramienta perfecta para conocer mejor a los clientes y localizar puntos de dolor, áreas de mejora y oportunidades de negocio.
Customer Journey Dashboard. Con este cuadro podrás tener un mapa en el que cuantificar el customer journey de los clientes y ver dónde hay márgenes de mejora en la experiencia de cliente. También podrá ayudar a crear estrategias de captación y retención personalizadas. Para ello, el cuadro de mando tendrá que representar en forma de gráfico el funnel de conversión, mapear el proceso de compra e incluir los KPIs más relevantes del viaje del consumidor.
Marketing Insights Dashboard. La importancia del departamento de marketing no ha hecho más que aumentar durante esta última década. Un cuadro de mando que monitoreo el el rendimiento de los esfuerzos de marketing es fundamental en una empresa actual.
Un dashboard de este tipo tendrá que incorporar insights muy significativos de la estrategia de marketing del año. Se convertirá en la base de datos principal para que el CMO de la empresa mida el éxito de las actividades de marketing durante un tiempo determinado.
Social Media Insights Dashboard. Junto al marketing se han desarrollado de manera abismal las redes sociales, el canal de comunicación preferente de las empresas. Un dashboard de redes sociales incluye métricas relevantes, relacionadas con las redes sociales de cada empresa. Dependiendo del plan estratégico de la compañía y su presencia en redes, estos cuadros tendrán unos indicadores u otros.
De todas formas, cualquier cuadro de mando para monitorizar RRSS tendrá que servir para analizar el rendimiento de los contenidos y las campañas de comunicación digitales. Estudiar el comportamiento de los usuarios y la relación que tienen con nuestra marca pueden ayudar a conocer mejor a los clientes y a entender la opinión de la audiencia sobre sus productos.
Dashboard de rentabilidad de cliente. Este cuadro de mando se centra en la segmentación de clientes por rentabilidad y trabaja junto al departamento marketing, de ventas y el comercial para centrar todos los esfuerzos en los clientes correctos. Ayudan a alinear las estrategias comerciales con la rentabilidad.
Su objetivo final es ser una herramienta de apoyo para los departamentos que realizan estrategias de cliente para aumentar la productividad del trabajo y ayudar a tomar mejores decisiones, teniendo una visión global de cómo se encuentra la empresa.
Un cuadro de mando, como hemos podido observar es increíblemente útil y tan personalizable que existe uno para cada departamento, situación u objetivo. Si quieres ampliar tus conocimientos en este sector, relacionándolo con la ingeniería, en BMF School combinamos los estudios de ingeniería con los de gestión y finanzas para crear el perfil más completo.
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